Les dossiers avancent, pièce après pièce.
Des Agents préparent le contrôle des dossiers de tutelles : pièces manquantes, relevés, comptes rendus et justificatifs. Les équipes valident.
+1 000 dossiersdans une activité où certains mobilisaient près de deux jours.
En bref.
Le contrôle confié, et ce que le centre valide.
Équipe
Terra Gestion et collaborateurs des centres de gestion des tutelles.
Travail confié
Contrôler les pièces, les relevés, les comptes rendus et les justificatifs.
Sources
Dossiers PDF, relevés bancaires, courriers, ordonnances et comptes rendus de gestion.
Résultats
Rapport HTML, fichiers Excel et Word, relances préparées pour validation.
Le dossier,avant.
Un dossier de tutelle contient les pièces, mais pas encore une vue claire des contrôles à effectuer.
Relevés bancaires, comptes rendus de gestion, courriers, ordonnances et justificatifs arrivent dans le même dossier. Le gestionnaire doit retrouver les pièces attendues, lire les mouvements, remettre les écritures en ordre et repérer les écarts avant de pouvoir relancer.
Le travail se répète sur un grand volume de dossiers. Les logiciels métier ne donnent pas toujours de connecteur ouvert ; les équipes travaillent donc à partir de documents et de règles déjà présents dans leur activité.
Avec Ubby.
Quatre contrôles, une suite de résultats lisibles.
Les pièces manquantes sont listées.
L'Agent lit le dossier, compare les documents présents à la liste définie par Terra Gestion et indique si le dossier est complet. Il prépare ensuite le contenu de la relance.
Les relevés deviennent exploitables.
Les relevés bancaires sont analysés et remis dans un tableau structuré : mouvements, colonnes normalisées et éléments à contrôler par la suite.
Le compte rendu est rapproché.
Le compte rendu de gestion est comparé aux écritures issues des relevés. Les écarts et les dépenses sans justificatif sont rendus visibles pour la vérification.
Les justificatifs sont contrôlés.
Les mouvements au-dessus du seuil défini par le centre sont recherchés dans les pièces fournies. Quand un justificatif manque, une relance est préparée.
Le rapport prend la forme dont l'équipe a besoin.
Le premier Agent produit un rapport HTML et des fichiers réutilisables dans Word, Excel ou Markdown. L'équipe privilégie Excel lorsqu'un retraitement est nécessaire.
Les quatre contrôles peuvent être réunis.
Les quatre Agents suivent une logique séquentielle. Les réunir dans un même parcours reste une étape envisagée, et non un fonctionnement déjà acquis.
Contrôle dossier — Tutelle 7742
Contrôle le dossier 7742 : pièces manquantes, relevés bancaires et justificatifs au-dessus de 300 €.
A réfléchi pendant 21 secondes
J’ai comparé les pièces du dossier à la liste du centre : deux manquent, l’ordonnance de renouvellement et le dernier avis d’imposition. Les relevés sont remis en tableau et trois mouvements au-dessus de 300 € n’ont pas de justificatif. La relance est préparée et attend la validation du collaborateur.
relance-dossier-7742.md
9,6 Ko · Il y a 2 min.
Relance — pièces manquantes
Les deux pièces absentes et les trois mouvements sans justificatif, prêts à envoyer après validation du centre.
controle-dossier-7742.pdf
148,3 Ko · Il y a 2 min.
Contrôle — Dossier 7742
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Terra - Contrôle
Lite
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Connecteurs
Dossiers PDF
Relevés bancaires
Compétences
controle-tutelles
controle-dossier-7742.pdf
148,3 Ko · Mis à jour il y a 2 min.
relance-dossier-7742.md
9,6 Ko · Mis à jour il y a 2 min.
Statut
Tâche
Type
Equipe
Agent
Crédits dépensés
Contrôle dossier 7742
ChatContrôle
📄Terra - Contrôle
4 260
Pièces manquantes (42)
WorkflowGestion
🔍Terra - Pièces
3 180
Relevés bancaires — mai
APIContrôle
🏦Terra - Relevés
8 940
Rapprochement des CR
WorkflowContrôle
⚖️Terra - Écarts
6 520
Relances à valider (12)
ChatSupport
✉️Terra - Relances
1 340
Export Excel — centre Nord
APIGestion
📗Terra - Exports
2 780
Justificatifs > 300 €
PlanifiéContrôle
🧾Terra - Justificatifs
5 010
Rapport mensuel du centre
PlanifiéGestion
📘Terra - Rapport
7 430
Ce que ça changedans l'équipe.
Les pièces présentes, les manquants, les mouvements et les écarts sont rassemblés avant la revue. L'équipe sait où porter son attention.
« Un dossier préparé avant que le gestionnaire ne prenne la décision. »
Le premier Agent a été structuré pour vérifier les pièces manquantes, analyser les relevés et préparer les relances. Les contrôles du compte rendu et des justificatifs suivent ensuite la même méthode : rendre le constat lisible, puis laisser l'équipe décider.
Le contrôle des tutelles peut commencer par une tâche simple, puis s'étendre à un parcours complet. Chaque étape reste vérifiable par le centre.
Quel travail voulez-vous déléguer en premier ?
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